管理者经常会碰到计划外的事件对正常工作的干扰，导致原本计划好的时间安排，被临时或突发的事情所打乱。那管理者如何降低计划外事件对正常工作的干扰呢？我们不妨按如下四个步骤来处理，这样可以有效降低计划外事件对正常工作的干扰。

☆第一步：首先判断这样工作能不能不做，即判断这项工作是不是属于既不重要又不紧急的事情；如果是，就选择不做。

☆第二步：如果这项工作一定要做，则判断这项工作是不是不紧急；如果该项工作不紧急，就尽量推迟执行，不要占用现在已经安排好的自己的工作时间和下属的工作时间。

☆第三步：如果该项工作很紧急马上需要处理，则判断这项工作是不是不需要自己亲力亲为去做；如果是，则授权给下属去完成（当然，这样做可能会影响到下属的正常工作安排；不过，上司的工作安排不被打乱一般比下属的工作安排不被打乱重要性应该高一些）。

☆第四步：如果该项工作既不能推迟也不能授权给下属，那么管理者自己就只能亲力亲为了。

因此，作为管理者，我们在安排自己的工作计划时，不能把自己一天的工作时间安排得太满，应该留出一些时间作为机动时间（如1、2小时），用于应对上述第四个步骤时需要处理的事情。

作者简介：项目管理实战导师，启智式项目管理培训创始人，畅销书作者（已出版11部著作，其中《从技术走向管理——李元芳履职记》荣获“年度IT人文类读者最喜爱的读书奖第一名”，《张成功项目管理记》荣获“年度IT人文类读者最喜爱的读书奖第二名”），第16届亚洲运动会火炬手，年度中国强讲师，年“纪念中国培训30年·华誉奖”获得者，年中国百强讲师。主讲《项目管理实战训练营》、《从技术走向管理》、《营造高效团队》、《有效沟通管理》、《打造优秀中层管理者》、《PMP考前培训》、《“软考”考前培训》等课程。

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